Chartre de protection des données personnelles

H²mat’ – Lavage et entretien de matelas

Charte de protection des données personnelles

H²mat’ est soucieuse de la protection de la vie privée et des données de ses contacts (clients, partenariats, prestations, candidatures etc.). Ainsi, H²mat’ veille à adopter et respecter une politique de traitement des données conforme à la réglementation en vigueur.

A ce titre, H²mat’ respecte le droit européen applicable en matière de protection des données personnelles, et, en particulier, le Règlement Général européen sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 27 avril 2016 (dit « RGPD / GDPR »), ainsi que toutes les règles de droit national prises en application de celui-ci, à titre subsidiaire, et pouvant trouver à s’appliquer selon les cas.

La présente Charte de Protection des Données Personnelles (la « Charte ») a pour objet d’informer de manière claire, simple et complète les personnes concernées (« vous » ou « votre/vos ») sur la manière H²mat’, en sa qualité de responsable de traitement, collecte et utilise des données à caractère personnel vous concernant (« les données personnelles ») et sur les moyens dont vous disposez pour contrôler cette utilisation et exercer vos droits s’y rapportant.

1. A quelles occasions vos données personnelles sont-elles collectées ?

H²mat’ peut être amenée à recueillir vos données personnelles dans le cadre notamment de rencontres professionnelles, prestations, partenariats, candidatures, de votre venue dans nos locaux, de votre fréquentation de nos sites et pages web ainsi que de votre utilisation de ses services en ligne, notamment d’information.

Les données personnelles déclaratives sont celles que vous fournissez via des formulaires, qu’ils soient dématérialisés sur les sites internet, sous format papier ou par téléphone et e-mail en réponse à des questions qui vous sont posées par les membres de la société.

 Certains cookies sont déposés par H2mat’directement lors de la navigation sur l’un de ses sites. L’utilisateur du site peut à tout moment s’opposer à l’utilisation de ces cookies en paramétrant son navigateur étant précisé que de tels paramétrages sont susceptibles de modifier les conditions d’accès aux contenus nécessitant l’utilisation de cookies.

H²mat’ prend en compte les principes de minimisation des données, de protection des données dès la conception et de protection des données par défaut. En conséquence, sont collectées des informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

2. Sur quelle base vos données sont-elles collectées ?

Vos données personnelles sont traitées par H²mat’ dans les cas permis par la réglementation applicable, et en particulier dans les conditions suivantes :

  • lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de vos données personnelles (ex. : souscription à des informations thématiques, inscription à un événement…)
  • lorsque cela est nécessaire à l’exécution d’un devis ou de mesures précontractuelles prises à votre demande (ex. : candidature, prise en charge d’une prestation, …)
  • lorsque les intérêts légitimes de H2mat’ peuvent être de nature à justifier un traitement par elle (ex. : mesures de sécurité informatique).
  • Les sites de H2mat’ utilisent principalement les cookies de mesure d’audience grâce à Google Analytics.

Des mentions informatives conformes au droit applicable sont prévues dans chaque cas.

3. Pourquoi vos données personnelles sont-elles collectées ?

Vos données personnelles sont collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes.

Selon les cas, vos données personnelles pourront être utilisées dans le but de :

  • dialoguer avec vous dans le cadre de prestations, missions, partenariats, etc.
  • participer à des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos produits et services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects ;
  • demander, obtenir ou recevoir des informations sur la société H2mat’ ou l’une de ses entités, ou sur les produits et services proposés par ces derniers ou leurs partenaires ;
  • souscrire et recevoir des informations thématiques (documentation, rapports d’activité, etc.) ;
  • traiter votre candidature à un poste ;
  • améliorer votre expérience-client.

H2mat’ est également susceptible d’utiliser vos données personnelles à des fins administratives ou pour tout autre objectif imposé par la législation en vigueur.

4. Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?

Vos données personnelles étant confidentielles, seules les personnes dûment habilitées par H2mat’ peuvent accéder à vos données personnelles, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une prestations conformément à la règlementation applicable.

Toutes les personnes ayant accès à vos données personnelles sont tenues par une obligation de confidentialité.

Ces personnes comprennent les personnels habilités au sein de la société et de ses affiliés. Nos prestataires peuvent également être amenés à traiter des données personnelles strictement nécessaires à la réalisation des prestations que nous leur confions (prestations, diffusion électronique et postale, etc.).

5. Comment et combien de temps les données sont-elles stockées ?

Des actions de traitements sont réalisées sur les données figurant dans les bases de H2mat’, en appliquant des règles de contrôle strictes, conformes à l’état de l’art technologique et aux recommandations de l’autorité de contrôle compétente.

5.1. le Stockage des données à caractère personnel

H2mat’ prend toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Liberté sont prises en compte dans la gestion de la sécurité pour l’ensemble de la société.

5.2. la durée de conservation des données et l’archivage

La durée de conservation dépend de l’activité concernée, de la nature du contact (client ou prospect) et des usages du secteur.

  • H2mat’ conserve certains documents obligatoires (factures etc…) pour la durée légale de conservation.
  • La durée de conservation des données personnelles est fixée par défaut pour l’ensemble de H2mat’ pour une durée de 6 ans.
  • Certaines données sont conservées pour une durée de conservation plus courte :

-Les cookies expirent treize mois après leur dernière mise à jour.

– Les données des prospects sont supprimées au-delà d’une durée de 3 ans sans réponse à aucune sollicitation.

– Les CV des candidats sont conservés pendant une durée de 2 ans.

– La durée est parfois liée à la pertinence ou la nécessité de son traitement : les données des clients sont conservées pour la durée de la relation commerciale.

6. Quels sont vos droits sur vos données personnelles et comment les exercer ?

6.1. Vos Droits

Sous réserve des limites prévues par la réglementation en vigueur, Vous disposez à l’égard de vos données personnelles des droits suivants :

  • Droit d’information sur le traitement de vos données personnelles

H2mat’ s’efforce de vous offrir une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible en des termes clairs et simples, sur les conditions du traitement de vos données personnelles.

  • Droit d’accès, de rectification et à l’effacement (ou « droit à l’oubli ») de vos données personnelles

Le droit d’accès vous permet d’obtenir auprès de H2mat’ la confirmation que vos données personnelles sont ou non traitées, et les conditions de ce traitement, ainsi que d’en recevoir une copie électronique  (pour toute copie supplémentaire, H2mat’ est en droit d’exiger le paiement éventuel de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs occasionnés).

Vous avez également le droit d’obtenir de H2mat’, dans les meilleurs délais (et par défaut, à 30 jours), la rectification de vos données personnelles.

Enfin, sous réserve des exceptions prévues par le droit applicable (ex. : conservation nécessaire pour respecter une obligation légale), vous avez le droit de demander à H2mat’ l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

– Vos données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;

– Vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos données personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;

– Vous considérez et pouvez établir que vos données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;

– Vos données personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

Droit à la limitation du traitement de vos données personnelles

La réglementation applicable prévoit que ce droit peut être invoqué dans certains cas, en particulier les suivants :

    • lorsque vous contestez l’exactitude de vos données personnelles ;
    • lorsque vous considérez et pouvez établir que le traitement des données personnelles est illicite mais que vous vous opposez à l’effacement des données personnelles et exigez à la place la limitation du traitement ;
    • lorsque H2mat’ n’a plus besoin de vos données personnelles mais que celles-ci vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
    • Lorsque vous vous opposez au traitement qui serait fondé sur l’intérêt légitime du responsable de traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.

Droit à la portabilité des données personnelles

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou un contrat, ce droit à la portabilité vous permet de recevoir les données personnelles que vous avez fournies à H2mat’ dans un format structuré, couramment utilisé, et de transmettre ces données personnelles à un autre responsable de traitement sans que H2mat’ y fasse obstacle.

Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez demander que ces données personnelles soient directement transmises à un autre responsable de traitement par  H2mat’.

Droit de retrait du consentement au traitement des données personnelles

Lorsque H2mat’ traite vos données personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment en utilisant les moyens mis à votre disposition à cet effet (procédure indiquée au point 6.2 de la présente Charte). En revanche, et conformément au droit applicable, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Si malgré les efforts de H2mat’ pour préserver la confidentialité de vos données personnelles, vous estimiez que vos droits ne sont pas respectés, vous bénéficiez de la faculté d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Une liste des autorités de contrôle est disponible sur le site internet de la Commission européenne.

6.2. Modalités d’exercice de vos droits

Pour toute question relative à la présente Charte et/ou pour exercer vos droits tels que décrits ci-dessus, vous pouvez vous adresser à H2mat’, par voie électronique ou postale, en envoyant un courrier accompagné d’une copie de tout document d’identité à :

contact@h2mat.com (en précisant le/s droit/s que vous souhaitez exercer)

ou

H2mat’

80 Résidence Sainte Claire

78170 LA CELLE SAINT-CLOUD

FRANCE

H2mat’ s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande.

Au besoin, ce délai pourra être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes adressées à H2mat’. Dans ce cas, vous serez informé de cette prolongation et des motifs du report.

Si votre demande est présentée sous forme électronique, les informations vous seront également fournies par voie électronique lorsque cela est possible, à moins que vous ne demandiez expressément qu’il en soit autrement.

Si H2mat’ ne donne pas suite à votre demande, elle vous informera des motifs de son inaction et vous disposez de la possibilité d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle et/ou de former un recours juridictionnel.